La majorité les entreprises va, en 2007, se poser la question de l’évolution de leurs outils bureautiques existants.
1. L’existant
Résumons en quelques mots la situation de la bureautique dans les entreprises, fin 2006 :
- Sur les PC, le monopole de Microsoft est total : 400 millions de personnes, plus de 90 % des utilisateurs de PC en entreprises, travaillent avec une version, plus ou moins récente, d’Office.
- Pour la messagerie, Exchange de Microsoft et Notes-Domino d’IBM se partagent équitablement le marché, ne laissant que des miettes aux autres solutions telles que Mirapoint, Scalix ou CommunicatePro.
Cas unique et exceptionnel en informatique, l’immense majorité des personnes emploient les mêmes outils.
Cette situation va changer, rapidement, profondément.
Pourquoi ? Comment ?
2. Rupture d’usages
Plume sergent major (pour les “analogistes”), pointe Bic, machine à écrire, machine traitement de texte, Word, Office, toutes ces innovations ont profondément impacté nos relations à l’écriture.
On pourrait dire la même chose des outils de calculs, de dessin, de traitement des photos et de montage vidéo.
La nouvelle génération d’outils Bureautique 2.0 va créer une profonde rupture en mettant au premier plan la dimension collaborative.
Deux populations très différentes vont être touchées :
- - Les utilisateurs d’outils Bureautique 1.0.
- - Les “exclus” de la Bureautique 1.0, qui représentent 50 % des salariés dans les pays développés, comme la France, et l’immense majorité des travailleurs dans les pays en émergence.
- Nouveaux usages, pour les clients actuels
Plus de 90 % des textes, tableaux et autres documents sont préparés, révisés, modifiés par plusieurs personnes avant de prendre leur forme définitive.
La possibilité, pour toutes les personnes parties prenantes, à tout instant, en tous lieux, ensemble ou séparément, de participer à ce processus de création est un atout majeur. Plus grande efficacité, rapidité, suppression du “ping-pong” des envois par mail... il faudra quelques semaines aux utilisateurs pour en découvrir les avantages.
A partir de ce moment-là, ils ne pourront plus faire marche arrière.
- Premiers usages, pour les exclus actuels
Il devient possible, pour la première fois, de proposer aux SBF (Sans Bureau Fixe), des accès économiques, par navigateur, aux outils bureautiques de base, email, agenda, écrire...
Que ce soit depuis des PC low cost en libre service, ou, de plus en plus, à partir d’un téléphone mobile ou d’un PDA. une entreprise peut, enfin, éliminer cette fracture numérique et proposer des services indispensables à tous les oubliés de la bureautique 1.0, tous les exclus du PC, tous les “deskless”.
L’essentiel est de comprendre que l’accès aux services Bureautique 2.0 n’est pas synonyme de possession d’un PC.
Ces mêmes exclus sont de plus en plus souvent, équipés chez eux de ces outils ; la formation nécessaire sera donc réduite au minimum.
Réduction drastique des coûts
En moins de 2 ans, tous les acteurs majeurs de l’internet grand public ont proposé des outils bureautiques performants, tels que des boîtes email de plusieurs Go, à coût zéro.
Comme cela devient habituel dans le Web 2.0, les solutions grand public apparaissent dans les entreprises, avec un décalage d’une ou deux années.
Que ce soit dans des architectures hébergées ou en Intranet, les offres vont se multiplier. La concurrence va jouer à plein et personne ne s’en plaindra, à part... les fournisseurs de Bureautique 1.0 qui vont devoir, de toute urgence, revoir leurs tarifs à la baisse.`
Ruptures dans les solutions technologiques
Les deux mutations technologiques qui vont permettre ces ruptures dans les usages et les coûts sont clairement identifiées :
- Basculement vers les serveurs des fonctionnalités qui résidaient auparavant sur les PC obèses, permettant leur accès depuis tout type de poste de travail, fixe et mobile
- Richesse fonctionnelle raisonnable, permettant à plus de 90 % des utilisateurs, actuels et futurs, d’accéder à des outils simples, ergonomiques et demandant un minimum d’apprentissage.
Quels seront les futurs leaders de la Bureautique 2.0 ?
Les premières offres professionnelles, telles que Zimbra ou Google Apps, sont déjà d’un bon niveau.
- Oui, ces offres Bureautique 2.0 professionnelles sont encore en émergence !
- Les solutions Bureautique 2.0 professionnelles sont incomplètes et pour beaucoup encore en version Beta !
- Mais..., oui, ces offres Bureautiques 2.0 sont déjà suffisantes pour démoder définitivement les solutions actuelles et les transformer, immédiatement, en vestiges technologiques d’une civilisation qui arrive à sa fin.
Exchange et Notes avaient enterré Profs et All-in-One.
Les solutions Bureautique 2.0 vont leur faire subir le même sort !
Plan d’action 2007
Nouveaux usages, dépenses en chute libre, solutions émergentes, face à ce triple challenge, en 2007, une démarche de projets pilotes est la meilleure manière, pour les entreprises, de se préparer pour le grand saut dans la Bureautique 2.0, à partir de 2008.
Quelles sont les nouveautés en bureautique collaborative en 2011?
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